Электронная почта во многом напоминает обычную почтовую связь. Написав письмо на листе бумаги, отправитель вкладывает лист в конверт, запечатывает его, наклеивает марку и надписывает адрес получателя. Затем он опускает конверт в ближайший почтовый ящик. Через некоторое время письмо будет доставлено получателю. Если же окажется, что по какой-либо причине письмо доставить невозможно, оно вернется отправителю.

Электронная почта делает то же самое гораздо быстрее при помощи Интернета и компьютеров, поэтому она в основном применяется в наши дни для ежедневной деловой и личной переписки. Вместо бумаги и ручки вы используете клавиатуру, набирая текст письма в окне почтовой программы или браузера. Письма отправляете нажатием кнопки «Отправить» или аналогичной. В роли почтовых отделений выступают почтовые серверы, а почтальонами служат каналы Интернета. Почтовые серверы хранят электронные почтовые ящики пользователей. Как только пользователь заглянет в свой почтовый ящик, он сразу увидит поступившие письма. А дальше — дело нескольких минут (или секунд), чтобы их прочитать.

Обычно для создания, отправки и получения сообщений электронной почты применяются специальные почтовые программы, такие, как Microsoft Outlook Express, The Bat и т.д. Другой популярный способ работы с почтой не предполагает использования специальной почтовой программы — достаточно обычного браузера. Посетителю достаточно зайти на почтовую страницу, чтобы отправлять и получать письма. Кроме обычного текста по электронной почте передают звуковые сообщения, изображения, офисные документы, словом, всё, что можно записать в файл.